Cómo ser eficiente en Gestión de Proyectos

La gestión de Proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, pero desde el punto de vista profesional es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas técnicas han transformado la administración de Proyectos convirtiéndola en una disciplina de investigación.

Con estas mismas líneas hablé sobre la Gestión de Proyectos entre los servicios SEO y los recursos básicos que eran necesarios para la gestión del entorno. En esta ocasión voy a encavar más en la planificación y la necesidad de emplear técnicas de gestión de proyectos que ayuden a tener éxito en la coordinación de un equipo, ser eficiente en las labores de Project Management.

Recuerda que seguir una correcta metodología puede garantizar el éxito a tus proyectos, pero si descuidas alguna de esas prácticas será muy probable que te lleve al fracaso.

A continuación destaco algunas prácticas que pueden permitirte una organización más efectiva:

1. Define hasta dónde y qué debemos hacer.

Si entiendes los objetivos del proyecto sabrás con qué etapas puedes dividirlo, y si fuera necesario, en otras sub-etapas o fases.

Supón que debes gestionar una campaña para reclutar personal en tu sitio de trabajo. Tu objetivo podrías resolverlo, sin ningún tipo de filtro, contactando con empresas, enviado cartas o anuncios a través de Internet. Rápidamente conseguiría miles de contactos con distintas características y perfiles, pero si no has aplicado algún filtro te obligará a que sean supervisados de uno a uno.

Antes de hacer ningún paso debes decidir cuales deben ser los objetivos reales que te ayuden a planificar el proyecto, y el área de competencia “objetivo�, así sabrá qué esta dentro o fuera de los límites y podrás determinar la cantidad de trabajo que debes realizar.

2. Define las etapas y tareas.

Un proyecto puede dividirse en distintas etapas y cada una de ellas en otras más pequeñas.

Si por ejemplo tu proyecto es el estudio del comportamiento de los usuarios ante una imagen o diseño gráfico, entonces una tarea sería reclutar a un número de personas para que efectuaran un evento. Por este motive deberías definir qué cosas tangibles deben ser producidas y documentar con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo con un orden cronológico de forma eficiente.

3. Planifique el proyecto.

Esta labor suele supervisarla el gerente del proyecto para que decida qué gente, recursos y presupuestos son necesarios para completar el proyecto.

Es necesario definir las actividades que se requieren para producir los productos, utilizando técnicas como la Estructura Analítica de Proyectos (Work Breakdown Structures –WBS, estas consiste en la descomposición del proyecto en partes manejables).

Se deben definir los tiempos y esfuerzos necesarios para cada actividad/etapa, las dependencias entre ellas y luego decidir un programa realista para que sean debidamente completadas.

Es muy aconsejable involucrar al equipo de proyecto o área, en estimar el tiempo que puede suponerle cada una de sus actividades, y establecer hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto, para luego escribirlas en tu planificación personal de seguimiento.

Continua…